Her zaman o arkadaş var. Bilirsiniz, 76 duyulmamış sesli posta, 150 okunmamış metin ve gelen kutusunda 15.964 okunmamış e-posta bulunan. (Ya da belki de “arkadaş” sensin.) Her iki durumda da, gelen kutunuzu düzenli tutmak veya Inbox Zero'ya ulaşmak bile #adulting'in imkansız özellikleri gibi hissedebilir. Ancak dijital olarak temizlik yapan evin en az sevdiğiniz işiniz olması gerekmez.
Herkes KonMari Metodunu evlerine uyguladığından, büyülü toplama sanatını gelen kutunuza nasıl getireceğinize dair bazı ipuçları vermek için birkaç verimlilik uzmanından yararlandık.
Seyahat güzergahları, kuponlar ve daha sonra saklamak istediğiniz ev sahibinin bilgileri gibi önemli e-postalar için hesabınızı Evernote gibi bir not uygulamasına bağlayın. "İle Evernote özelliğine e-posta gönderbu e-postaları doğrudan ‘Yaklaşan Seyahat’, ‘Ödevler’ ve ‘Fırsatlar’ gibi not defterlerine gönderebileceksiniz ”diyor Evernote Editör Direktörü Forrest Bryant.
Gelen e-postaları dosyalamaktan zaman kaybetmek mi istiyorsunuz? Kolay düzeltme, diyor Bryant: “Kurulum
Gmail'deki akıllı etiketler veya Outlook'taki kurallar aldığınız e-postaları gönderene veya anahtar kelimelere göre otomatik olarak sıralamak, böylece dosyalama zamanınızı boşa harcamazsınız uygun klasörlere gelen e-postaları veya bir aydan patronunuzdan gelen bir iletiyi araştırmak önce."Spam gelen kutunuzu topluyorsa, aşağıdaki gibi bir uygulama aracılığıyla düzenli olarak abonelikten çıkma alışkanlığı edinin Unroll.me. E-postanızın arama kutusunda "aboneliği iptal et" anahtar kelimesini arayarak da abonelikten çıkabilirsiniz. “Bir sonraki toplantımdan beş veya 10 dakika önce veya telefonda beklemede olduğumda, abonelikten çıkmaya çalışıyorum aynı anda beş e-posta göndererek görevi yönetilebilir kılar, ”diyor sahibi ve medya stratejisti Shay Paulson en Merit Media.
Bir toplantı planlamak için hızlı bir e-posta uygun görünse de, bunlar tam olarak gelen kutularımızı tıkayan ileti dizileri türleridir. Gibi bir çevrimiçi takvim sistemi kullanarak kendinize zaman kazandırın ve gelen kutusu karmaşasını önleyin Accuity Scheduling veya Calendly yerine. "Bu şekilde Gmail veya çalışma takviminizle senkronize edebilir ve kullanıcıların herkes için uygun olduğunda bir toplantı veya sohbet zamanı planlamasını sağlayabilirsiniz" diyor iş koçu Lindsey Anvik.
İş yerinde bir şeyler yapmak için ihtiyacınız olan bilgileri içeren bu e-postayı manuel olarak aramak ne kadar can sıkıcıdır? Anvik gibi proje yönetim sistemleri ile gereksiz e-posta zincirlerini azaltmanızı önerir Asana veya Basecamp. “Her ikisinin de gelen kutunuzda sıralama ve arama yapmak zorunda kalmadan projeleri ve müşterileri tek bir alanda kolayca takip etmenizi sağlayan bir uygulaması ve bildirimleri var” diyor.
Şu anda gruplarla veya insan gruplarıyla işbirliği yapmak için e-posta kullanıyorsanız Anvik, Skype veya Gevşek bir e-posta yanıtını beklemek yerine soruları kolayca iletmenize ve anında yanıt almanıza olanak tanır.
Natalie Wise, “Öz Disiplin El Kitabı, ”İmzanızdan olabildiğince çok kilometre almak için dahi bir hile var. “Adınızı ve unvanınızı koymak yerine, aktif e-posta kontrol saatleri, e-postalarınıza gönderdiğiniz genel bilgiler ve sizinle iletişim kurmanın en iyi yolunu ekleyin” diyor. “Deneyin, text Metinle konuşmayı tercih ederim. Daha hızlı yanıt için bana numaramı yazarak çekinmeyin. ''
Temiz bir gelen kutusu tutmanın başka bir yolu mu? Belirli amaçlara hizmet eden dört ayrı e-posta hesabı oluşturarak bölümlere ayırın. Profesyonel organizatör ve verimlilik danışmanı Josephine Sayfa biri kişisel konular için, biri iş için, biri pazarlama e-postaları için ve diğeri sosyal medya için önerilir. “Her e-posta adresi, ilk e-posta adresinin bir türevi olabilir, örneğin kişisel için‘ douglasP ’veya iş için‘ douglasB ’. "Ayrı e-posta adresleri ayarladıysanız, her e-posta için bir eylem planını incelemek ve yürütmek daha az zorlayıcı olur."
Gereksiz e-postaların gelen kutunuza çöp atmasını engelleseniz bile bakım için ormandan çıkmıyorsunuzdur. Justin Lavelle, BeenVerified, e-postalarını yönetmek için düzenli bir tarih belirlediğini söylüyor. “Gelen kutunuzu korumak için her hafta bir saat seçin. Bu süre zarfında takviminizi engelleyin ve telefonunuzu susturun. Diğer önemli toplantılarda olduğu gibi zamanı koruyun ve organize olun ”diyor. "Alakasızları süpürün, listenin tamamını arşivleyin ve yapılacaklar listesine öncelik verin."
