![Okul binası elektrikli ev dekorasyonu](/uploads/acceptor/source/70/no-picture2.png)
Geçen gün birisiyle e-posta hakkında konuşuyordum ve onları dinlemek, işleri nasıl kontrol altına alamadıklarından şikayet ediyordu. Sonra bir tasarımcı arkadaşım için önemli bir şey hakkında bir e-posta gönderdim ve asla cevap vermedi. Gelen kutusunun 4.000 e-posta olduğu ortaya çıktı, bu yüzden kaçırdı…
Eskiden o adamdım, ama milyonlarca farklı sistemi denedikten sonra, benim için hiç kimsenin tekniğinin çalışmadığını fark ettim. İş akışıma uygun bir şeye ihtiyacım vardı, ama yine de mantıklıydı. Şimdi bu sizin için işe yaramayabilir, ancak bir şans verin ve belki de e-postanızı biraz daha iyi yönettiğinizi göreceksiniz.
1. Gelen Kutusu <20: Gerçekten Inbox Zero sisteminde çalışmak istedim, ancak bu her zaman mümkün değildi. Çoğu zaman kendimi gelen kutumda sadece bir veya iki e-posta tutarken bulurdum, bunu asla tam olarak gerçekleştiremez ve daha sonra suçlu hissedebilirim.
Kuralın “sıfır” kısmına bağlı kalmak yerine, basit tutmaya ve gelen kutumda her zaman 20'den az e-posta bulunduğundan emin olmaya karar verdim. Bunu yaparak, içinde çok fazla şey olduğu için veya Inbox Zero'ya tam olarak ulaşamadığım için kendimi suçlu hissetmiyorum. Gelen kutusunda kalan e-postalar genellikle oradadır, çünkü yakında harekete geçmeleri gerekir, ancak hemen gerekli değildir.
2. 20 Dakikalık Kural: Keşke bunu nerede okuduğumu bulabilseydim, çünkü burada referans vermek isterim. Ancak, bir metin mesajını iki dakika içinde cevaplamanız, 20 dakika içinde e-postalar, iki saat içinde sesli mesajlar veya bu satırlar boyunca bir şey cevaplamanızdı. Gerçek sayılara bakılmaksızın, mümkün olduğunda e-postaya yanıt vermek için 20 dakikalık kuralı kabul ettim.
İnsanlara hızlı bir şekilde geri dönerek gelen kutum dağınık kalmaya devam ediyor, insanlar yanıt vermiyor, çünkü cevap vermediğim ve süreçte düzenli kalıyorum.
3. Yasa, Arşiv veya Çöp Kutusu: Her e-postanın benim için üç işlemden biri var. İçindekiler üzerinde hareket etmem gerekiyorsa, yanıtlayıp orijinal e-postayı alıp bir Arşiv klasörüne dosyalarım. E-postaya ihtiyacım varsa ancak herhangi bir yanıt gerektirmiyorsa (makbuz veya bunun gibi bir şey), tekrar Arşiv klasörüne koydum. Son olarak, spam veya önemsizse, onu kalıcı olarak çöpe atıyorum, bu şekilde sabit disk alanı kaplamıyor. Bu sistemin benim için iyi çalıştığını düşünüyorum çünkü bir şeyi nerede arayacağımı her zaman biliyorum, ama aynı zamanda dağınıklıktan da kurtuldum.
4. E-postayı toplu olarak işleme: Yataktan bile çıkmadan önce, gelen kutumda genellikle bir tür dikkat isteyen 30 e-posta var. Yağları kestikten ve spam'ı sildikten sonra bile, hala sinir bozucu olabilecek büyük miktarda e-posta var. Nasıl yaparım?
Çok fazla e-posta aldığım için, bunları 20 dakikalık kural dahilinde bile toplu olarak işleyebilirim. Bu, gelen kutumu sürekli kontrol ederek zaman kaybetmediğim, süreçteki diğer iş akışımı durdurmadığım anlamına geliyor.